Digitalisaation vaikutukset julkiselle sektorille

Digitalisaatio luo puitteet muutosten onnistumiselle ja siten se vaikuttaa julkisen sektorin toiminnan hyviin moniin rakenteisiin. Asiaa voidaan tarkastella organisaation, kulttuurisen tai hallinnollisesta näkökulmasta. Lisäisin tähän edelleen käyttäjien eli työntekijän tai asiakkaan näkökulman.  

Ihmiset nojautuvat yhä etenevissä määrin sosiaaliseen mediaan sekä erilaisiin mobiililaitteisiin –ja sovelluksiin muun muassa pitääkseen yhteyttä läheisiinsä sekä hoitaakseen työasioita ja rahoitusasioita. Nykyinen asetelma asettaa julkisen sektorin kyseenalaistamaan nykyiset perinteiset toimintamallinsa ja kehittämään toimintaansa ajan hengen mukaan. Kehityksellä taataan se, että julkiset palvelut ovat helpommin saatavissa ja saavutettavissa – eli ne palvelevat kuntalaisia.  Netissä toimiva viestintä mahdollistaa suuremman pääsyn tietoon, osallistumisen julkisiin keskusteluihin ja ryhtymisen kollektiivisiin toimiin.

Yksi mielestäni tärkeä edellytys julkisen sektorin kehittymiselle on se, että työntekijöille on hankittava älypuhelimet. Tämä investointi lisää työn kustannustehokkuutta kun työn tekeminen ei ole ajasta tai paikasta riippuvaa vaan kulkemiseenkin käytetty aika voidaan hyödyntää tehokkaana työaikana ajallisen saavutettavuuden ja saatavuuden lisääntyessä. Vaasan kaupunki ei ole sähköisiin työvälineisiin panostanut kuten yhteiskunnallisen kehittymisen kannalta olisi suotavaa. Sen sijaan valtiolla asiaan on kiinnitetty enemmän huomiota ja nykypäivänä työntekijöiden työpuhelimet ovat pääosin älypuhelimia. Julkisella sektorilla olisikin yleisesti hyvä tiedostaa ja tunnustaa sähköisten välineiden ja digitalisaation hyödyt. Kustannustehokkuuden näkökulmasta asianmukaisiin sähköisiin työvälineisiin panostaminen on myönteistä. Työntekijöiden näkökulmat ja kokemukset kehittyvien sähköisten välineiden hyödyntämisestä ovat sen sijaan yksilölliset. Vanhempien työntekijöiden on vaikeampaa opetella käyttämään uusia työvälineitä, ohjelmistoja ja sovelluksia. Sen sijaan nuoremmat työntekijät ovat usein uudistuksiin myötämielisempiä. Näin onkin tärkeää että uudistuvien sähköisten välineiden käyttöönoton yhteydessä niiden käyttäjille annetaan täydennyskoulutusta kunkin työntekijän yksilölliset tarpeet huomioiden.

Sosiaalinen media on nykypäivänä keskeinen vaikuttamisen ja tiedottamisen väline. Ihmiset viettävät useita tunteja päivässä sosiaalisessa mediassa ja näin myös julkisen sektorin on hakeuduttava sinne, missä kuntalaiset ovat. Erityisesti ajankohtaisista asioista tiedottaminen on hyvä tapahtua eri sosiaalisen median välineissä organisaation kotisivujen lisäksi. Haasteena on se, että eri kohderyhmät hyödyntävät eri sosiaalisen median välineitä ja näin julkisen sektorin on hakeuduttava lukuisiin eri sosiaalisen median kanavoihin. Nuoret eivät hyödynnä enää entiseen tapaan esimerkiksi Facebookkia erityisesti siitä syystä, että vanhemmat ihmiset ovat löytäneet sinne. Toimijoiden on siis oltava ajan tasalla siitä, mitkä sosiaalisen median kanavat ovat keskeisiä markkinoinnin ja tiedon välityksen kannalta oikealle kohderyhmälle. Usein tämä johtaa siihen, että useissa eri sosiaalisen median kanavissa välitetään sama tieto, jotta tieto saavuttaisi mahdollisimman monen.  Haasteeksi tuottaa se, että sosiaalisessa mediassa on tarjolla paljon tietoa kun useat eri toimijat hyödyntävät sosiaalisen median eri kanavia jopa useita kertoja päivässä. Ihmiset pystyvät kuitenkin sisäistämään kerralla vain rajallisen määrän tietoa ja näin onkin ongelmana se, että osa tiedoista hukkuu massaan eikä tiedonvälityksen onnistuminen ole ikinä taattua.   

Demokratia rakentuu nykyään monella tapaa verkossa eri tavoin. Näin mitkään organisaatiot valtiosta kolmanteen sektoriin eivät voi enää turvautua ainoastaan omiin kotisivuihinsa ensisijaisen maineen tai vaikutusvallan saavuttamiseksi.  

Olen iloinen siitä, että Suomessa on ministeriötasolla muun muassa sosiaalisen median nopea tiedonvälitys huomioitu. Esimerkiksi otattakoot vuoden 2015 maahanmuuttokriisin, kun Suomeen saapui ennätysmäärä turvapaikanhakijoita. Tuolloin vastaanottokeskuksia perustettiin ennätyslukema ja myös sellaisiin kuntiin, joissa ei ollut aikaisemmin ollut turvapaikanhakijoita saati kokemusta maahanmuuttotyöstä. Tuolloin Maahanmuuttoviraston virallisena tiedotuskanavana käytettiin Twitteriä. Tieto saatiin nopeasti syötettyä sähköiseen kanavaan, joka saavutti ennätysajassa toimijat. Tämä oli mielestäni hyvin esimerkillistä ja toimivaa digitalisaation hyödyntämistä, kun tieto ja käytännöt olivat nopeasti muuttuvia ja niitä tarvittiin useilla eri tahoilla. Olikin positiivista huomata, että pakon sanelemana, hyvin jäykiksi katsotut organisaatiot pystyivät mukauttamaan nopeasti omia toimintamallejansa tilanteen vaatimalla tavalla. Muutoskyky on elintärkeää kehittyvässä yhteiskunnassamme.

Digitalisaatio ja sosiaalinen media mahdollistavat myös konkreettisen ja vaivattomamman yhteydenpidon työntekijän ja asiakkaan välille. Asiakkaan on helpompi lähestyä niin sanottua virallista tahoa sellaisen kanavan kautta, joka on hänellä muutenkin arkipäiväisessä käytössä. Olen työskennellyt Nuorten tieto- ja neuvontapalvelussa ja suurin osa yhteydenotoista ja kysymyksistä tulivat facebookin yksityisviestien kautta. Meillä oli käytössä myös kotisivut, jonka kautta nuorten oli mahdollista välittää kysymyksiä heitä askarruttavista asioista. Tämä oli kuitenkin selkeästi suuremman kynnyksen takana kuin facebookviestin kirjoittaminen.

Interaktiivinen vuorovaikutus sosiaalisen median välityksellä oli vaivatonta eikä vaatinut asiakkaalta face-to-face tapaamista vastauksen saamiseksi. Digitalisaatio mahdollistaa mielestäni vaivattomammin matalan kynnyksen palveluiden tavoitteet. Vuoropuhelu ei ole myöskään ajasta ja paikasta riippuvaa, vaan siihen voi palata silloin, kun asiakkaasta siltä tuntuu. Työntekijän näkökulmasta tässä on sekä hyvät että huonot puolensa. Jatkuva läsnäolo työpäivän aikana on todella kuormittavaa ja useita keskusteluja voidaan käydä samanaikaisesti eri aiheista. Myönteistä on kuitenkin se, että työntekijälle jää enemmän mahdollisuuksia ajallisesti hakea tarvittava tieto ennen vastaamista kysymykseen.

Mielestäni digitalisaatiota tulisi hyödyntää entistä enemmän julkisella sektorilla, sillä se tuo uusia mahdollisuuksia palveluiden järjestämiselle ja edistää parhaimmassa tapauksessa niiden saatavuutta. Hyvän esimerkin tarjoaa Vaasan kirjastotoimi. Vielä viime vuonna oli esimerkiksi Sundomin kirjasto lakkauttamisuhan alla. Tämä päätös kuitenkin evättiin ja keksittiin vaihtoehtoisia ratkaisuja, joilla saataisiin palvelut entistä kustannustehokkaammiksi ilman, että palveluista tulisi säästää. Näin Sundomissa on tällä hetkellä omatoimikirjasto, joka on auki ma-pa klo 9-21 ja viikonloppuisin klo 9-18. Virkailija on paikalla entiseen tapaan muutaman tunnin päivässä. Näin vältyttiin palveluiden leikkaukselta ja mahdollisesti työntekijän irtisanomiselta. Ratkaisu mahdollistaa sen, että kirjasto on entistä tehokkaammassa käytössä digilisaation hyödyntämisen tuloksena. Lukuisia esimerkkejä on useita. Vaasan kaupungilla ei ole tarvittavia sähköisiä välineitä esimerkiksi videoneuvotteluihin. Sen sijaan valtiolla tähän on panostettu kiitettävästi ja näin matkustelut ovat vähentyneet merkittävästi.

Toivon, että seuraava suuri Suomessa tapahtuva kehitys on se, että kansalaisille annetaan mahdollisuus äänestää kotoa käsin sähköisesti. Olen ehdottomasti sitä mieltä, että tämä edistäisi heikoimmassa asemassa olevien kansalaisten yhteiskunnallista aktiivisuutta ja osallisuutta.

Digitalisaatio ei ole tulevaisuutta vaan se on nykypäivää, ja näin myös julkisen sektorin on löydettävä digilitalisaation mahdollisuudet oman toiminnan järjestämisessä entistä kustannustehokkaammin.  Pitkällä aikatähtäimellä investoiminen digitalisaatioon kannattaa.